Interne Communicatie tijdens Evenementen

Tijdens de Evenementenvakbeurs Event 2013 woonde ik een bijzonder interessante presentatie bij over het vergroten van je bereik middels Social Media tijdens Evenementen. De spreker was Gerrit Heijkoop, partner van How Can I Be Social (HCIBS).

 

Tijdens evenementen kan Social Media kan ingezet worden in zowel de aankondiging en promotie van het evenement als een middel om tijdens het evenement de bezoekers bij het evenement te betrekken.

Wat voorop staat is: wat is uw doelstelling, wat wilt u met het evenement bereiken en wat wilt u de bezoekers meegeven met dit evenement. Want een evenement heeft net als een bedrijf doelstellingen

 

De doelstellingen van een bedrijf en een evenement zijn echter dermate verschillend dat hier ook op een andere manier naar gekeken moet worden. Voor een evenement zijn over het algemeen vooral van belang:

  • De bezoekersaantallen
  • Het soort publiek
  • De beleving van het publiek
  • De interactie van de organisatie met het publiek
  • De vervolgacties na het evenement

 

Omdat het succes van zowel een bedrijf als een evenement afhankelijk is van de menselijke factor, is ook hier interne communicatie een belangrijk element.

 

Van belang voor het evenement is met name de begrenzing van de tijdsduur; de tijd om bezoekers naar het evenement te laten komen is beperkt en ook de contactduur is veelal beperkt tot de duur van het evenement zelf. Het is daarom cruciaal vooraf goed te bedenken hoe de communicatie met de bezoekers moet gaan verlopen met wel doel. Ook kan u een rol spelen door de bezoekers met elkaar in contact te brengen en er zijn een vele mogelijkheden om dat te bewerkstelligen; afhankelijk van uw doestellingen en uw budget kunt u de mogelijkheden bepalen.

 

Er zijn veel gespecialiseerde bedrijven op de markt die u kunnen ondersteunen bij de organisatie van uw evenement en de registratie van bezoekers, voor de selectie en keuze van gastprekers of reclame uitingen. Voordat u echter verzand in details en hoge kosten vraagt u zich eens af: wat wil ik met mijn evenement en wat willen de bezoekers.

Want die vraag is van belang om de deelnemers op 1 lijn te kunnen brengen, net zoals een bedrijf haar werknemers op 1 lijn tracht te brengen met haar bedrijfsdoelstellingen, missie en visie.

 

Want een evenement is emotie en draait om beleving. Speel daarop in en betrek uw zoekers bij uw doelstellingen. Deel de belevingen niet alleen via uw website of via een link naar de website van uw fotograaf waar mensen foto’s kunnen downloaden maar betrek uw bezoekers en hun netwerk bij uw evenement door dit te laten delen met hun de eigen sociale netwerken. Stimuleer b.v. via flyers het gebruik van specifieke #Hashtags op Twitter die u laat monitoren door uw communicatie adviseur om de discussie op gang te brengen voor en tijdens uw evenement. Of help de bezoekers zichzelf op de foto te zetten met hun eigen smartpfone tegen uw unieke achtergrond. Want die foto wordt waarschijnlijk snel gedeeld via Social Media en kan dus zorgen dat de bezoekers elkaar online en live ontmoeten op uw evenement (beleving). Daarnaast kan het zorgen voor meer bezoekers op de dag zelf van uw evenement, van leden uit het netwerk van uw bezoekers.

 

Tot slot wil ik u graag meegeven dat u bij alles wat u doet, zorgt dat dit in lijn is met uw identiteit en leg dit vast in uw Social Media beleid. Want zoals ik al in eerdere blogs heb uitgelegd, is het gebruik van Social Media een zeer krachtig middel om een (communicatie) doel te bereiken maar geen doel op zich.

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.