Interne Communicatie tijdens Evenementen

Tijdens de Evenementenvakbeurs Event 2013 woonde ik een bijzonder interessante presentatie bij over het vergroten van je bereik middels Social Media tijdens Evenementen. De spreker was Gerrit Heijkoop, partner van How Can I Be Social (HCIBS).

 

Tijdens evenementen kan Social Media kan ingezet worden in zowel de aankondiging en promotie van het evenement als een middel om tijdens het evenement de bezoekers bij het evenement te betrekken.

Wat voorop staat is: wat is uw doelstelling, wat wilt u met het evenement bereiken en wat wilt u de bezoekers meegeven met dit evenement. Want een evenement heeft net als een bedrijf doelstellingen

 

De doelstellingen van een bedrijf en een evenement zijn echter dermate verschillend dat hier ook op een andere manier naar gekeken moet worden. Voor een evenement zijn over het algemeen vooral van belang:

  • De bezoekersaantallen
  • Het soort publiek
  • De beleving van het publiek
  • De interactie van de organisatie met het publiek
  • De vervolgacties na het evenement

 

Omdat het succes van zowel een bedrijf als een evenement afhankelijk is van de menselijke factor, is ook hier interne communicatie een belangrijk element.

 

Van belang voor het evenement is met name de begrenzing van de tijdsduur; de tijd om bezoekers naar het evenement te laten komen is beperkt en ook de contactduur is veelal beperkt tot de duur van het evenement zelf. Het is daarom cruciaal vooraf goed te bedenken hoe de communicatie met de bezoekers moet gaan verlopen met wel doel. Ook kan u een rol spelen door de bezoekers met elkaar in contact te brengen en er zijn een vele mogelijkheden om dat te bewerkstelligen; afhankelijk van uw doestellingen en uw budget kunt u de mogelijkheden bepalen.

 

Er zijn veel gespecialiseerde bedrijven op de markt die u kunnen ondersteunen bij de organisatie van uw evenement en de registratie van bezoekers, voor de selectie en keuze van gastprekers of reclame uitingen. Voordat u echter verzand in details en hoge kosten vraagt u zich eens af: wat wil ik met mijn evenement en wat willen de bezoekers.

Want die vraag is van belang om de deelnemers op 1 lijn te kunnen brengen, net zoals een bedrijf haar werknemers op 1 lijn tracht te brengen met haar bedrijfsdoelstellingen, missie en visie.

 

Want een evenement is emotie en draait om beleving. Speel daarop in en betrek uw zoekers bij uw doelstellingen. Deel de belevingen niet alleen via uw website of via een link naar de website van uw fotograaf waar mensen foto’s kunnen downloaden maar betrek uw bezoekers en hun netwerk bij uw evenement door dit te laten delen met hun de eigen sociale netwerken. Stimuleer b.v. via flyers het gebruik van specifieke #Hashtags op Twitter die u laat monitoren door uw communicatie adviseur om de discussie op gang te brengen voor en tijdens uw evenement. Of help de bezoekers zichzelf op de foto te zetten met hun eigen smartpfone tegen uw unieke achtergrond. Want die foto wordt waarschijnlijk snel gedeeld via Social Media en kan dus zorgen dat de bezoekers elkaar online en live ontmoeten op uw evenement (beleving). Daarnaast kan het zorgen voor meer bezoekers op de dag zelf van uw evenement, van leden uit het netwerk van uw bezoekers.

 

Tot slot wil ik u graag meegeven dat u bij alles wat u doet, zorgt dat dit in lijn is met uw identiteit en leg dit vast in uw Social Media beleid. Want zoals ik al in eerdere blogs heb uitgelegd, is het gebruik van Social Media een zeer krachtig middel om een (communicatie) doel te bereiken maar geen doel op zich.

Succes van het merk Huishoudbeurs

De huishoudbeurs is van oudsher een beurs door en voor vrouwen, waar ze zich kunnen herkennen in alle aspecten van het huishouden en het vrouw-zijn.  Een beurs om nieuwe producten uit te proberen, elkaar te ontmoeten, te zien, te ruiken, te voelen en te proeven. Na  bijna 60 jaar is deze beurs niet bejaard maar uitgegroeid tot een emotiemarkt waarin zowel de traditioneel ingestelde huisvrouw als de moderne huisvrouw zich herkent.

 

Om na te gaan wat het succes van de huishoudbeurs is, dient eerst de vraag beantwoordt te worden: Wat maakt een sterk merk?

 

Een merk is emotie, een beleving. Want waar denk je aan bij Coca Cola, Apple, Shell, Magnum of Heineken? Niet alleen aan drinken, computers, tanken of een ijsje. Een sterk merk weet in te spelen op het gevoel, de beleving ofwel de emotie van de doelgroep en is uniek in zijn identiteit.  Het merk Heineken bijvoorbeeld belooft de consument een beleving (open your world), een andere waarde dan b.v. het lessen van dorst. Kernwoorden hierin zijn: doelgroep, identiteit, beleving.

 

Om aan te blijven sluiten bij de doelgroep is het van belang te luisteren en te ervaren wat deze doelgroep bezig houdt, hoe zij onderling met elkaar in contact komen en blijven. Een merk houdt vast aan de eigen identiteit maar gaat wel mee in de wereld van de doelgroep.

 

En daarin kunnen we leren van de huishoudbeurs.

 

Doelgroep

De doelgroep van de huishoudbeurs is de huisvrouw maar omdat de rol van de vrouw in het huishouden sinds de start van de huishoudbeurs in 1955 gewijzigd is, moet hier op ingespeeld worden om deze steeds breder wordende doelgroep te blijven boeien.

 

De beurs richt zich niet alleen op de bonnetjes knippende huisvrouw die op zoek is naar noviteiten maar ook op de moderne zakenvrouw die haar leven middels social media organiseert en die op zoek is naar gadgets en mindfullness.

 

Identiteit

De identiteit van de huishoudbeurs is door de jaren heen veranderd, rijper geworden. Van oudsher was het een beurs waar men kennis kon maken met noviteiten voor het huishouden . Tegenwoordig is de huishoudbeurs uitgegroeid naar een evenement waarop het ook mogelijk is workshops te volgen, shows te zien en een uitstapje te maken naar de 9 maanden (baby) beurs. Kortom; alles wat nodig is om aan te sluiten bij alle facetten in het leven van de doelgroep, die zich met meer dan alleen het huishouden bezig houdt.

 

Beleving

Ieder jaar wordt een centraal thema gekozen, waarop alle activiteiten en de stands zich richten. Op de ene stand draait het om verkopen en korting, de andere stand draait om verzorging. De bezoekers maken snel een keuze; even blijven staan, iets kopen of: doorlopen. Hoe duidelijker een stand laat zien wat de doelstelling is, hoe sneller de doelgroep kan beslissen om de stand een bezoek te brengen.

Succes

Of een merk succesvol is of niet, hangt af van de mate waarin het erin slaagt de belofte die het doet aan de consument, waar te maken. De belofte van het merk Huishoudbeurs is een gezellig dagje uit met vriendinnen. Zolang de huishoudbeurs er in slaagt aan de verwachting van haar doelgroep te voldoen, zolang zal dit jaarlijks terugkerend evenement succesvol zijn.