Evenwicht en Balans – wat we kunnen leren van M.C. Escher en de Gulden Snede

Escher.aspxM.C. Escher haalde veel van zijn inspiratie uit de Islamitische kunst, leerde ik dit weekend in het Tropenmuseum. De prachtige patronen die gebruikt worden in tempels, stoffen en kunstwerken vertaalde hij met veel geduld en doorzettingsvermogen in wiskundige ontwerpen en voegde daar dieren aan toe om te komen tot de kunst die over de hele wereld bekend is en gewaardeerd wordt.

De tentoonstelling ‘Escher meets Islamic Art; is tot en met 3 november 2013 te zien in het Tropenmuseum en geeft een boeiend beeld van basis, structuur, ontwerp, orde, chaospatronen en oneindigheid.

Zijn vermogen om patronen terug te brengen tot basisvormen van vierkant, ruit en waaier maakten dat hij de werkelijkheid kon vertalen in surrealistische schoonheid. Door consequent gebruik te maken van zwart en wit, om en om, vlakverdelingen te vergroten en te verkleinen schept hij orde in soms chaotische beelden.

 

Een ander wiskundig gegeven waar hij gebruik van maakte is de Gulden Snede; een verdeling van lijnstukken  in een speciale verhouding die een intrinsieke schoonheid bezit. Deze verdeling wordt ook wel de ‘Goddelijke Proportie’ genoemd en zorgt voor balans in bijvoorbeeld het ontwerp van de iPad, maar is ook terug te vinden in bijvoorbeeld bloembladeren en zelfs in de muziek.

 

Ook in de menselijke maat waar ik eerder over schreef, is de gulden snede terug te vinden. En zonder op de wiskundige achtergrond in te gaan, is het vaak de verklaring voor het slagen of mislukken van een ontwerp, een project of de interpersoonlijke contacten – wanneer de juiste balans wordt gevonden in de aanpak, heeft deze een grote kans van slagen.

 

Kunstenaars weten slim gebruik te maken van de gulden snede in hun werk, daarmee brengen ze balans aan. Balans aanbrengen tussen ratio en gevoel, tussen formeel en informeel, tussen methodieken en GBV (Gezond Boeren Verstand) is essentieel voor het welslagen van elk initiatief. En omdat alles in de natuur gebaseerd is op deze ‘Goddelijke Proportie’  mag u bij het afwegen van besluiten vertrouwen op uw innerlijk kompas – uw onderbuik gevoel. Breng de feiten terug tot herkenbare proporties, zwart en wit. Schep orde in chaospatronen door stelselmatig voor en tegen af te wegen en in balans te brengen. Evenwicht in de klok en het kompas – de koers van de organisatie in balans met de capaciteit van de medewerkers en de oplevertermijn van uw producten.

 

Met name bij het begeleiden van veranderingen is het noodzakelijk de juiste balans te vinden in de informatie die u uw medewerkers geeft; te weinig informatie zal de geruchtenstroom juist stimuleren, te veel informatie wekt verwarrend en zorgt ook voor onrust. Er moet ruimte zijn voor tweerichtingsverkeer in de communicatie om de samenwerking te bevorderen en te zorgen dat de medewerkers betrokken zijn en blijven bij de onderneming en het resultaat tijdens het veranderingsproces.

 

Of, in de woorden van de grootmeester M.C. Escher zelf, “Zo, laat ons dan proberen om de berg op te klimmen, niet door te trappen op wat onder ons ligt, maar door ons op te trekken aan wat zich boven ons bevindt, voor mijn part aan de sterren, amen.”

Welke taal spreekt u met uw medewerkers?

Het principe van communicatie is eenvoudig: een zender stuurt een boodschap naar een ontvanger. Dit kan mondeling, schriftelijk of digitaal, met of zonder woorden, middels bewegingen, geluid, kleuren of geuren. En dan zijn er nog omgevingsfactoren van belang; is er sprake van ruis op de lijn, is het gekozen medium geschikt en in bedrijf, wordt er feedback gegeven en wat wordt daarmee gedaan.

 

De zender moet de boodschap ‘coderen’ ofwel: verzendklaar maken. Vervolgens zal de ontvanger de boodschap ‘decoderen’  ofwel: de ontvanger interpreteert de boodschap. En juist in dat coderen en decoderen zit de crux van de misvattingen, verkeerd opgevatte boodschappen of het niet verstaan van elkaar.

 

Dat we elkaar niet altijd begrijpen komt omdat iedereen zijn eigen taal spreekt. Hiermee bedoel ik niet de moedertaal (Nederlands, Engels of Frans) maar de stijl van spreken die voortkomt vanuit de natuur van de persoon. De een denkt meer in plaatjes, systemen of achtergronden dan de ander. De een wil altijd het naadje van de kous weten, terwijl de ander genoeg heeft aan de hoofdlijnen. Vered Neta van Open Circles heeft deze stijlen onderverdeeld in een viertal hoofdstijlen of talen:

  1. De Analyzer stijl – meer georiënteerd op concepten dan op relaties en gevoelens.
  2. De Supporter stijl – informeel en vriendelijk, conflict vermijdend.
  3. Promotor stijl – gericht op nieuwe ideeën, snelle en enerverende situaties.
  4. Controller stijl – actief, ambitieus, onafhankelijk en zelfverzekerd.

 

Uiteraard is dit een indeling op hoofdlijnen en zijn er dialecten ofwel mengvormen van deze types maar de indeling geeft wel aan waarom het zo belangrijk is om niet alleen te luisteren naar wat de ander vertelt en te trachten dat in de juiste context te plaatsen (decoderen) maar vooral ook de boodschap af te stemmen op de ontvanger door te trachten zijn ‘taal’ te spreken.

 

De vraag die half Nederland zich momenteel stelt is: zouden de broertjes uit Doorn nog in leven zijn als de ouders niet zo veel ruzie hadden ofwel: elkaar beter verstaan hadden? Want hoewel zienswijzen altijd zullen verschillen en mensen het niet altijd met elkaar eens hoeven te zijn is goede communicatie nog altijd: ik begrijp wat jij bedoelt. 

Intern communicatieplan en uitwerking

Door aandacht te besteden aan de interne communicatie zal de betrokkenheid en daarmee de motivatie van uw medewerkers toenemen. Immers; de werknemers zijn het daadwerkelijke kapitaal van de onderneming en door aandacht te hebben voor de menselijke factor zullen zij zich gehoord en zo mogelijk ook begrepen voelen. Betrokken en gemotiveerde medewerkers zullen zich eerder identificeren met de doelen van de onderneming.

 

Een plan voor de interne communicatie veronderstelt ook een tweerichtingsverkeer; zowel de bereidheid tot luisteren als tot spreken. In het geval van een plotselinge crisis of een organisatie wijziging is het daarom van belang niet alleen duidelijk te maken wat er aan de hand is en de feiten te presenteren; het is dan juist ook van belang dat het management de tijd neemt om te luisteren naar hetgeen er onder de medewerkers leeft zodat daar op ingespeeld kan worden.

 

Een goed plan voor de interne communicatie is geen momentopname; het is een continu proces van informatie uitwisseling op diverse niveaus; strategisch, tactisch en operationeel. De functies van interne communicatie zijn dan ook:

  • Het ondersteunen van het primaire proces – het uitwisselen van operationele informatie
  • Het bevorderen van de betrokkenheid  – door tweerichtingverkeer in de communicatie zowel top-down als bottum-up en diagonaal.
  • Het begeleiden van veranderprocessen en crisissituaties – informeer de medewerkers over de situatie en wat het management van de medewerkers verwacht.

Door steeds in gesprek te blijven en actief onderzoek te doen naar (mogelijke) communicatie storingen streeft u naar een open communicatie binnen uw bedrijf en zult u in staat zijn samen met uw medewerkers effectief in te spelen op veranderingen.

Interne communicatie en de rol van het middenmanagement

Communicatie is een heerlijk vak. Het is even breed en veelzijdig als de mensheid zelf want: iedereen doet het. Elke dag, overal. Middels praten, schrijven maar ook geluiden, geuren, kleuren of smaken zijn communicatie. En wat voor de een communicatie is, is voor de ander ruis zoals b.v. 2 fluisterende mensen die de aandacht afleiden van 2 andere mensen die een gesprek voeren.

Communicatie is niet voorbehouden aan uw afdeling communicatie. Communicatie is het bewust of onbewust overbrengen van een boodschap van een zender aan een ontvanger en dat is een proces wat de hele dag door in uw bedrijf plaatsvindt. Uw afdeling communicatie of uw communicatie adviseur heeft als taak lijn en structuur aan te brengen in de boodschap die u bewust of onbewust als bedrijf uitzend, niet alleen extern maar vooral ook intern.

 

Interne communicatie is er op gericht het beleid, de missie en de visie van het bedrijf te vertalen naar de medewerkers. En daar zit de spagaat; veel werknemers zijn niet tevreden met de interne communicatie omdat het bedrijf wel investeert in de boodschap die zij naar buiten uitzendt maar zich niet houdt aan de basisvoorwaarden van effectieve interne communicatie:

Basisvoorwaarden effectieve interne communicatie

  • Een besluitvaardig management
  • Een open en eerlijke stijl van leidinggeven
  • De wil het personeel te benaderen in een taal die hen aanspreekt.
  • De mogelijkheid tot feedback.

 

Want interne communicatie is het beschikbaar maken, doorgeven en ontvangen van informatie tussen medewerkers van dezelfde organisatie. Dit is een taak die niet alleen bij het management of de afdeling communicatie ligt; het management en de afdeling communicatie hebben hierin een faciliterende en adviserende rol.

 

Een van de belangrijkste rollen in de interne communicatie is weggelegd voor het middenkader. Het middenkader vertaalt het algemene beleid naar dagelijkse praktijk en zorgt voor feedback van de werkvloer naar de top. Hoe het middenkader haar taak uitvoert bepaalt voor een zeer belangrijk deel het ‘feel good’ gehalte onder uw medewerkers. Want ook al heeft u nog zo’n goed plan voor de interne communicatie en ook al richt u uw middelen (v.b. werkoverleg, personeelsblad, intranet) nog zo goed in; als het middenmanagement niet beschikt over de juiste managementvaardigheden om hier goed vorm en inhoud aan te geven, ontstaat er onvermijdelijk een gevoel van onvrede onder de medewerkers.

 

Elke manager heeft een eigen stijl van leidinggeven, daar kom ik in een later blog op terug. Deze stijl bepaalt in hoeverre de manager openstaat voor participatie van medewerkers en heeft te maken met hoe hij over zijn medewerkers denkt.  De sociale vaardigheden van de manager veroorzaken vaak deze spagaat want: medewerkers luisteren niet naar wat er gezegd wordt, ze kijken naar wat het management doet. Oftewel; practice what you preach. Staat het bedrijf voor openheid en medewerkparticipatie? Zorg dan dat de medewerker zich gehoord en begrepen voelt. Zorg voor een veilig klimaat waarin afspraken nagekomen worden en mensen zich kunnen ontplooien. Zorg ervoor dat de informatie niet alleen top down doorgegeven wordt vanuit het management naar de medewerker, maar ook bottum up weer terugkomt vanaf de werkvloer bij het management.

 

Uw communicatie adviseur kan hierin het middenmanagement ondersteunen en adviseren in de keus voor de juiste middelen maar de uitvoering hiervan is en blijft mensenwerk. Een keten is zo sterk als de zwakste schakel dus om uw interne communicatie optimaal te laten fungeren is het van belang hier in uw aanpak rekening mee te houden.

Interne Communicatie tijdens Evenementen

Tijdens de Evenementenvakbeurs Event 2013 woonde ik een bijzonder interessante presentatie bij over het vergroten van je bereik middels Social Media tijdens Evenementen. De spreker was Gerrit Heijkoop, partner van How Can I Be Social (HCIBS).

 

Tijdens evenementen kan Social Media kan ingezet worden in zowel de aankondiging en promotie van het evenement als een middel om tijdens het evenement de bezoekers bij het evenement te betrekken.

Wat voorop staat is: wat is uw doelstelling, wat wilt u met het evenement bereiken en wat wilt u de bezoekers meegeven met dit evenement. Want een evenement heeft net als een bedrijf doelstellingen

 

De doelstellingen van een bedrijf en een evenement zijn echter dermate verschillend dat hier ook op een andere manier naar gekeken moet worden. Voor een evenement zijn over het algemeen vooral van belang:

  • De bezoekersaantallen
  • Het soort publiek
  • De beleving van het publiek
  • De interactie van de organisatie met het publiek
  • De vervolgacties na het evenement

 

Omdat het succes van zowel een bedrijf als een evenement afhankelijk is van de menselijke factor, is ook hier interne communicatie een belangrijk element.

 

Van belang voor het evenement is met name de begrenzing van de tijdsduur; de tijd om bezoekers naar het evenement te laten komen is beperkt en ook de contactduur is veelal beperkt tot de duur van het evenement zelf. Het is daarom cruciaal vooraf goed te bedenken hoe de communicatie met de bezoekers moet gaan verlopen met wel doel. Ook kan u een rol spelen door de bezoekers met elkaar in contact te brengen en er zijn een vele mogelijkheden om dat te bewerkstelligen; afhankelijk van uw doestellingen en uw budget kunt u de mogelijkheden bepalen.

 

Er zijn veel gespecialiseerde bedrijven op de markt die u kunnen ondersteunen bij de organisatie van uw evenement en de registratie van bezoekers, voor de selectie en keuze van gastprekers of reclame uitingen. Voordat u echter verzand in details en hoge kosten vraagt u zich eens af: wat wil ik met mijn evenement en wat willen de bezoekers.

Want die vraag is van belang om de deelnemers op 1 lijn te kunnen brengen, net zoals een bedrijf haar werknemers op 1 lijn tracht te brengen met haar bedrijfsdoelstellingen, missie en visie.

 

Want een evenement is emotie en draait om beleving. Speel daarop in en betrek uw zoekers bij uw doelstellingen. Deel de belevingen niet alleen via uw website of via een link naar de website van uw fotograaf waar mensen foto’s kunnen downloaden maar betrek uw bezoekers en hun netwerk bij uw evenement door dit te laten delen met hun de eigen sociale netwerken. Stimuleer b.v. via flyers het gebruik van specifieke #Hashtags op Twitter die u laat monitoren door uw communicatie adviseur om de discussie op gang te brengen voor en tijdens uw evenement. Of help de bezoekers zichzelf op de foto te zetten met hun eigen smartpfone tegen uw unieke achtergrond. Want die foto wordt waarschijnlijk snel gedeeld via Social Media en kan dus zorgen dat de bezoekers elkaar online en live ontmoeten op uw evenement (beleving). Daarnaast kan het zorgen voor meer bezoekers op de dag zelf van uw evenement, van leden uit het netwerk van uw bezoekers.

 

Tot slot wil ik u graag meegeven dat u bij alles wat u doet, zorgt dat dit in lijn is met uw identiteit en leg dit vast in uw Social Media beleid. Want zoals ik al in eerdere blogs heb uitgelegd, is het gebruik van Social Media een zeer krachtig middel om een (communicatie) doel te bereiken maar geen doel op zich.

Kaas, Vis en Organisatie 3.0

De stelling ‘Mensen zijn vaak sneller dan organisaties in het adopteren van digitale technologie’ wordt gebruikt door Management Boek om een Boekevent rondom het thema Organisatie 3.0 aan te prijzen.

 

Uiteraard is het makkelijker voor een mens om iets te veranderen dan een hele organisatie structuur aan te passen aan een verandering. Niet alleen de denkwijze van individuele medewerker is daarbij van belang, ook die van het management en de beslissers daaromheen.

 

Maar wat zijn nu veranderingen, hoe kunnen we die bewerkstelligen en: wat hebben we er aan?

 

Van oudsher werden door de rondreizende verhalenvertellers parabels verteld; korte verhalen die gebruikt werden om mensen wat te leren en die vaak fictief waren. Om de luisteraar meer in het verhaal mee te kunnen laten gaan, werden ook vaak dieren gebruikt om iets te verduidelijken. Een sluwe vos, een bange wezel; dieren met menselijke eigenschappen die vaak ook kunnen spreken. Door deze dieren op te nemen in het verhaal en de vaak wat negatievere eigenschappen niet op personen te betrekken, voelen de toehoorders zich minder snel aangevallen en stellen zich daardoor open voor het verhaal.

 

Dit principe wordt nog steeds toegepast in vele (management)boeken; van pinguïns, muizen, beren en vissen kunnen we heel veel leren. Deze komen we ook tegen in de vele seminars rondom verandering; het platform van de moderne verhalenverteller.

 

De muizen uit ‘wie heeft mijn kaas gepikt’ laten zien dat veranderingen niet negatief hoeven te zijn en hoe verschillende mensen op andere momenten nieuwe bronnen (van inkomsten) gaan zoeken. ‘Help, onze ijsberg smelt’ laat zien hoe pinguïns omgaan met veranderingen en hoe we het leuk kunnen hebben op de werkvloer, kunnen samenwerken en daarbij productief kunnen zijn leren we uit het simpele boekje ‘V.I.S.’.

 

Om echte veranderingen door te voeren is het van belang een plan te maken; wat willen we veranderen en waarom. Door focus aan te brengen, kunnen we keuzes maken die ons dichter bij het doel brengen. Daarbij is het van belang een verandering door te voeren in:

  • Kennis
  • Houding
  • Gedrag

De manier waarop we dit doorvoeren en de middelen die we daarbij kiezen zijn essentieel voor het slagen van de operatie.

 

Een middel om een verandering in een organisatie door te kunnen voeren, kan het uitwerken een parabel uit een boek zijn. Zolang het menselijk aspect maar vooropgesteld wordt. Want zonder de menselijke factor is een organisatie 3.0 een motor die niet draait.

 

Interne communicatie en de rol van Social Media

Veel bedrijven willen wel ‘iets’ met Social Media doen, maar de mogelijkheden zijn zo eindeloos, dat het vaak moeilijk is de juiste keuzes te maken.

 

De meeste medewerkers zitten er niet op te wachten om ’s avonds nog even te ‘chatten met de baas’ dus het idee om allemaal vrienden te worden op Facebook is vaak niet echt een idee wat enthousiast ontvangen wordt.

 

Een eigen social media platform via het zakelijk Intranet is een goed alternatief, maar wordt over het algemeen maar door enkelen gebruikt. Medewerkers zijn vaak zelf al actief met Social Media en willen niet nog een extra tool waarop ze apart moeten inloggen.

 

Het is goed om eerst de behoefte vast te stellen, voor er gekeken wordt welk instrument hierin kan voorzien. Willen de medewerkers met elkaar en het management in gesprek komen, is er behoefte aan kennisdeling of willen de medewerkers meedenken over strategische keuzes?

 

Een eerste stap zou kunnen zijn om in het afdelingsoverleg uit te leggen wat Social Media zijn en hoe daar gebruik van gemaakt kan worden. Met een paar voorbeelden kan het mensen motiveren zelf na te denken over de mogelijke toepassing in het eigen bedrijf.

 

Wat wellicht nog niet iedereen bekend is, is dat slim netwerken juist voor tijdwinst kan zorgen; als je de leden van je netwerk kent, regelmatig over hen leest door berichten op het forum of via Twitter, wordt de binding met de groep sterker en sta je eerder open voor hulpvragen om die te beantwoorden of zelf te stellen. Op die manier kun je tijd besparen bij b.v. het zoeken naar een nieuw huis, een nieuwe baan, een praktijkgeval waar je even geen raad mee weet of zelfs welk boek je het best kan lezen over een bepaald onderwerp

 

Een mogelijke uitkomst van het overleg zou kunnen zijn dat medewerkers wel willen meedenken met het bedrijf,  maar geen privé gegevens willen delen met alle collega’s. Of medewerkers willen meewerken aan storytelling om samen het bedrijfsverhaal te maken. Een gesloten LinkedIn groep of Facebook groep zou dan aangemaakt kunnen worden zodat medewerkers hier lid van kunnen worden via hun eigen profiel of een profiel wat ze speciaal voor dit doel aanmaken.

 

In een stappenplan zouden de volgende vragen centraal kunnen staan:

 

  • Waar heeft men behoefte aan (kennis, netwerk)
  • Nagaan wat er al is – waar maakt men nu al gebruik van
  • Hoe kan dat ingezet worden voor gezamenlijk gebruik
  • Aandacht voor beveiliging  en zichtbaarheid

 

Belangrijk is dat medewerkers achter deze ontwikkelingen staan en er zelf aan mee willen werken, zonder dat het door het management wordt opgelegd. Door iedereen te betrekken in de besluitvorming hoe Social Media gebruikt gaat worden en welk tool hiervoor gekozen wordt, is de kans van slagen het grootst.

 

Wanneer de keuze gemaakt is voor de toepassing, kan een vorm van Social Media gekozen worden en aangepast aan de huisstijl. Er moeten ook handleidingen beschikbaar komen zodat ook medewerkers die hier minder ervaren mee zijn, deze techniek kunnen gaan gebruiken.

 

Het is de taak van de communicatie adviseur om de discussie actueel te houden en medewerkers te blijven betrekken in het netwerk. Ook moeten medewerkers het gevoel hebben dat er wat gedaan wordt met hun bijdragen, dat deze waardevol zijn. Social Media kan helpen mensen te verbinden en samen te brengen, maar het is de mens achter de techniek die het verschil kan maken.

Brandweer Bunnik

In de rol van Post Oefen Coördinator Bunnik ben ik vanuit Majicou Communicatie aanspreekpunt voor alles wat met oefenen en geoefendheid te maken heeft binnen het korps van de vrijwillige brandweer Bunnik.

Daarbij hoort de indeling van oefenleiders in het oefenrooster, de verantwoordelijkheid voor de oefenmaterialen en bestellen van oefenmiddelen die niet op de eigen post aanwezig zijn.

Om de oefenleiders te ondersteunen in het voorbereiden van de oefeningen, heb ik standaarden voor oefendraaiboeken en presentaties ontwikkeld. Ook het verzamelen, rubriceren en beschikbaar stellen van oefendocumentatie, de registratie van de oefeningen en de geoefendheid is een taak die bij deze rol hoort.

Van belang is om goed te plannen en goed te organiseren, zodat met inzet van zo min mogelijk tijd een zo groot mogelijk effect bereikt wordt. Luisteren naar wat er speelt en waar behoefte aan is, is hierbij cruciaal.

Wie bewaakt het fort tijdens de vakantie?

De vakantie staat weer voor de deur, een aantal medewerkers ‘bewaakt het fort’ maar: hoe is de bereikbaarheid geregeld?
De meeste mensen hebben wel een afwezigheidsassistent op de mail en nemen de gsm van de zaak mee naar het strand en op de zeilboot. Maar wat nu te doen voor de klant die uw bedrijf zoekt en een medewerker aan de lijn krijgt met zwembadgeluiden op de achtergrond of de opmerking dat hij op een bergtop zit?

Vaak wordt de hulp gevraagd van de afdeling communicatie maar zij laat met een bericht op Intranet weten dat ook verminderd bereikbaar zijn in deze periode.

De oplossing? Een standaard doorschakeling van elk toestel naar de centrale en bij de centrale een overzicht van contactpersonen per afdeling, rekening houdend met de vakantieplanning. De medewerker die dan het fort bewaakt kan door de klant gevonden worden en de rest geniet van een ongestoorde vakantie.

PVN

Het Politie Vrouwen Netwerk PVN wil zich uitbreiden als een olievlek over Nederland; eens per jaar wordt een themamiddag georganiseerd om het netwerk uit te breiden en kennis te delen. In 2011 heb ik mijn kennis en ervaring als verbindingsmanager ingezet om dit initiatief te ondersteunen, met behulp van Sociale Media.