Intern communicatieplan en uitwerking

Door aandacht te besteden aan de interne communicatie zal de betrokkenheid en daarmee de motivatie van uw medewerkers toenemen. Immers; de werknemers zijn het daadwerkelijke kapitaal van de onderneming en door aandacht te hebben voor de menselijke factor zullen zij zich gehoord en zo mogelijk ook begrepen voelen. Betrokken en gemotiveerde medewerkers zullen zich eerder identificeren met de doelen van de onderneming.

 

Een plan voor de interne communicatie veronderstelt ook een tweerichtingsverkeer; zowel de bereidheid tot luisteren als tot spreken. In het geval van een plotselinge crisis of een organisatie wijziging is het daarom van belang niet alleen duidelijk te maken wat er aan de hand is en de feiten te presenteren; het is dan juist ook van belang dat het management de tijd neemt om te luisteren naar hetgeen er onder de medewerkers leeft zodat daar op ingespeeld kan worden.

 

Een goed plan voor de interne communicatie is geen momentopname; het is een continu proces van informatie uitwisseling op diverse niveaus; strategisch, tactisch en operationeel. De functies van interne communicatie zijn dan ook:

  • Het ondersteunen van het primaire proces – het uitwisselen van operationele informatie
  • Het bevorderen van de betrokkenheid  – door tweerichtingverkeer in de communicatie zowel top-down als bottum-up en diagonaal.
  • Het begeleiden van veranderprocessen en crisissituaties – informeer de medewerkers over de situatie en wat het management van de medewerkers verwacht.

Door steeds in gesprek te blijven en actief onderzoek te doen naar (mogelijke) communicatie storingen streeft u naar een open communicatie binnen uw bedrijf en zult u in staat zijn samen met uw medewerkers effectief in te spelen op veranderingen.

Interne communicatie en de rol van het middenmanagement

Communicatie is een heerlijk vak. Het is even breed en veelzijdig als de mensheid zelf want: iedereen doet het. Elke dag, overal. Middels praten, schrijven maar ook geluiden, geuren, kleuren of smaken zijn communicatie. En wat voor de een communicatie is, is voor de ander ruis zoals b.v. 2 fluisterende mensen die de aandacht afleiden van 2 andere mensen die een gesprek voeren.

Communicatie is niet voorbehouden aan uw afdeling communicatie. Communicatie is het bewust of onbewust overbrengen van een boodschap van een zender aan een ontvanger en dat is een proces wat de hele dag door in uw bedrijf plaatsvindt. Uw afdeling communicatie of uw communicatie adviseur heeft als taak lijn en structuur aan te brengen in de boodschap die u bewust of onbewust als bedrijf uitzend, niet alleen extern maar vooral ook intern.

 

Interne communicatie is er op gericht het beleid, de missie en de visie van het bedrijf te vertalen naar de medewerkers. En daar zit de spagaat; veel werknemers zijn niet tevreden met de interne communicatie omdat het bedrijf wel investeert in de boodschap die zij naar buiten uitzendt maar zich niet houdt aan de basisvoorwaarden van effectieve interne communicatie:

Basisvoorwaarden effectieve interne communicatie

  • Een besluitvaardig management
  • Een open en eerlijke stijl van leidinggeven
  • De wil het personeel te benaderen in een taal die hen aanspreekt.
  • De mogelijkheid tot feedback.

 

Want interne communicatie is het beschikbaar maken, doorgeven en ontvangen van informatie tussen medewerkers van dezelfde organisatie. Dit is een taak die niet alleen bij het management of de afdeling communicatie ligt; het management en de afdeling communicatie hebben hierin een faciliterende en adviserende rol.

 

Een van de belangrijkste rollen in de interne communicatie is weggelegd voor het middenkader. Het middenkader vertaalt het algemene beleid naar dagelijkse praktijk en zorgt voor feedback van de werkvloer naar de top. Hoe het middenkader haar taak uitvoert bepaalt voor een zeer belangrijk deel het ‘feel good’ gehalte onder uw medewerkers. Want ook al heeft u nog zo’n goed plan voor de interne communicatie en ook al richt u uw middelen (v.b. werkoverleg, personeelsblad, intranet) nog zo goed in; als het middenmanagement niet beschikt over de juiste managementvaardigheden om hier goed vorm en inhoud aan te geven, ontstaat er onvermijdelijk een gevoel van onvrede onder de medewerkers.

 

Elke manager heeft een eigen stijl van leidinggeven, daar kom ik in een later blog op terug. Deze stijl bepaalt in hoeverre de manager openstaat voor participatie van medewerkers en heeft te maken met hoe hij over zijn medewerkers denkt.  De sociale vaardigheden van de manager veroorzaken vaak deze spagaat want: medewerkers luisteren niet naar wat er gezegd wordt, ze kijken naar wat het management doet. Oftewel; practice what you preach. Staat het bedrijf voor openheid en medewerkparticipatie? Zorg dan dat de medewerker zich gehoord en begrepen voelt. Zorg voor een veilig klimaat waarin afspraken nagekomen worden en mensen zich kunnen ontplooien. Zorg ervoor dat de informatie niet alleen top down doorgegeven wordt vanuit het management naar de medewerker, maar ook bottum up weer terugkomt vanaf de werkvloer bij het management.

 

Uw communicatie adviseur kan hierin het middenmanagement ondersteunen en adviseren in de keus voor de juiste middelen maar de uitvoering hiervan is en blijft mensenwerk. Een keten is zo sterk als de zwakste schakel dus om uw interne communicatie optimaal te laten fungeren is het van belang hier in uw aanpak rekening mee te houden.

Vrijheid, vrede en cultuur

De titel van dit blog doet vermoeden dat ik over een mondiaal item ga schrijven. Immers, het is dit jaar 300 jaar geleden dat de vrede van Utrecht ondertekend is, wat een einde maakte aan een lange tijd van onrusten en oorlogen. Binnenkort is het Pasen, het feest van vrede en belofte van een nieuwe lente.

 

Over de vraag wat nu vrede en vrijheid is buigen we ons elk jaar rond 4 en 5 mei barsten de festivals los. Omdat het het jaar van de vrede is, zullen er dit jaar vele festivals met het thema Vrede plaatsvinden, zoals b.v. op 1 juni het Cultuur Festival Stichtse Vecht in Maarssen.

 

De vraag die ik deze week behandel is niet mondiaal bedoeld maar veel dichter bij huis: wat betekent vrijheid voor het interne bedrijfsklimaat? Want hoeveel werknemers zijn er daadwerkelijk in uw bedrijf die zich zo op hun gemak voelen dat ze durven zeggen wat ze denken? Hoeveel werknemers voelen zich zo vrij dat ze hun creativiteit durven aanwenden voor ongewone oplossingen waar u en uw klanten beter van worden? En in hoeverre durft u die vrijheid te stimuleren en in hoeverre past dit binnen uw bedrijfscultuur?

 

Cultuur vrijheid en vrede zijn geen begrippen die alleen maar passen in een grotere context; ze passen binnen iedere vorm van samenwerking waarin een afhankelijkheid bestaat.

 

Een middel om na te gaan in hoeverre medewerkers aansluiting vinden bij uw stijl van leidinggeven en in hoeverre ze hun mening durven geven, is het houden van een medewerkers tevredenheidsonderzoek. Uiteraard anoniem. Het stellen van vragen schept echter verwachtingen en daarmee heeft u de verantwoordelijkheid ook iets met de uitkomsten van het onderzoek te doen. Medewerkers verwachten niet alleen een terugkoppeling van de resultaten maar een tijdpad en planning voor veranderingen.

 

Want als het bedrijf werkelijk een open cultuur heeft, is een medewerkers tevredenheidsonderzoek niet nodig. In dat geval voldoet een ouderwetse ideeënbus waar iedere medewerker zijn plannen kwijt kan, gewoon met naam en toenaam. Of een moderne versie van een ideeënbus; een eigen community op Facebook, LinkedIn of via het eigen Intranet. Ook daarbij geldt dat er gekeken moet worden naar de inbreng en dat er een plan moet zijn hoe de ideeën concreet tot uitvoer kunnen komen.

 

Om tot een goed idee te komen is het nodig dat een werknemer zich prettig voelt en de ruimte daarvoor in zijn of haar hoofd heeft. Uit een recent onderzoek van Microsoft wat in  het kader van ‘de Week van Het Nieuwe Werken’ blijkt bijna vier van de tien medewerkers thuis creatievere invallen te krijgen dan op kantoor. Enerzijds omdat thuis ongestoord nagedacht en gewerkt kan worden. Maar anderzijds waarschijnlijk ook omdat het klimaat thuis open is. Er is ruimte voor productiviteit omdat er thuis een veilige omgeving is.

 

Nu zullen er niet in ieder bedrijf ruimte of mogelijkheden zijn voor Het Nieuwe Werken (HNW), maar dat is ook geen voorwaarde om een gunstig klimaat te creëren. Het Nieuwe Werken is een middel wat creativiteit kan stimuleren en het is niet mijn bedoeling dit als zaligmakend te promoten. Mijn bedoeling is dat u nadenkt over het klimaat in uw bedrijf. In hoeverre kunnen en mogen medewerkers zich veilig en vrij voelen? Hoe is uw bedrijfscultuur – durven medewerkers zich te uiten?

 

Daarom mijn tip: koester de plannen, ideeën en opmerkingen van uw medewerkers. Ga er zorgvuldig mee om en schep hierdoor een klimaat waarin een goed idee kan rijpen en uitgevoerd kan worden. Want een idee (of meerdere ideeën) waar niets mee gedaan wordt, speciaal als die zijn ingebracht door uw gewaardeerde medewerkers, heeft een averechts effect op de motivatie en de productiviteit van uw team.

Storytelling en de kracht van open communicatie

Managers staan onder grote druk om met hun team prestaties te leveren waar het bedrijf trots op kan zijn. Van cijfers is bekend dat ze dusdanig gepresenteerd kunnen worden dat ze het gewenste beeld laten zien. Maar hoe zit het met het werkelijke kapitaal van de onderneming, de menselijke factor?

 

StorytellingIn het tijdperk van Social Media is storytelling de trend; het is het middel voor bedrijven om zich te onderscheiden, om het merk niet alleen een gezicht maar ook inhoud te geven. Zoals heel vroeger ook sagen en fabels gebruikt werden om iets duidelijk te maken of om zaken beter te kunnen onthouden, wordt nu de corporate story belangrijk om het bedrijf onder de aandacht te brengen, om het bedrijf te onthouden.

Social Media leent zich daar bij uitstek voor vanwege de mogelijkheid om grote doelgroepen te bereiken. En juist daarvoor is draagvlak onder de medewerkers essentieel, omdat bijna iedereen toegang heeft tot grote netwerken en omdat ook de verhalen van de medewerkers onderdeel zijn van het verhaal van het bedrijf.

 

Helaas komt het te vaak voor dat managers en medewerkers andere belangen en dus een andere beleving hebben. Omdat ze bijvoorbeeld in een machtsstrijd terecht zijn gekomen en hun positie trachten te verstevigen ten koste van anderen. Bijvoorbeeld door oneerlijke confrontaties ‘ ik heb gehoord dat je slecht communiceert’. Hierbij wordt de (zogenaamde?) bron beschermd zodat op een oneerlijke manier een stelling neergezet kan worden en medewerkers zwaktes toegedicht kunnen worden waartegen geen verweer mogelijk is.

 

In zijn boek ‘Hoe wordt ik een rat?’ beschrijft Dr. Joep P.M. Schrijvers op treffende wijze de politieke arena van bedrijven en de rattenstreken die uitgehaald worden om de eigen posititie te versterken. Anders dan de ondertitel ‘de kunst van het konkelen en samenzweren’ doet vermoeden is het juist als middel te gebruiken om inzicht te verschaffen, de politieke cultuur te doorbreken en plaats te maken voor openheid en heldere communicatie.

 

Want wie communiceert er niet in het eerder beschreven voorbeeld? De medewerker die ‘naar de baas loopt’ om zich te beklagen over de ander in plaats van die ander aan te spreken op zijn of haar houding en gedrag? Of maakt de medewerker die de ander van slechte communicatie beticht zich hier zelf schuldig aan?

 

U doet er als manager dan ook verstandig aan een paraplu functie te vervullen voor uw medewerkers door voor hen een open klimaat te scheppen waarin ze zich veilig voelen en hun talenten kunnen ontplooien terwijl u hen daarbij in uw paraplu functie afschermt van ongelijke machtsstrijd en (politieke) druk van het hoger management. Door te luisteren zonder te oordelen zullen medewerkers zich durven uiten en meer gemotiveerd zijn zich in te zetten voor het gezamenlijke resultaat. Een manager die geen misbruik van zijn positie maakt om zijn medewerkers te overheersen maar die samenwerkt met zijn team zal daarmee meer resultaat op langere termijn boeken. Sleutelwoorden hierbij zijn compassie, vertrouwen en open communicatie.

 

Hiermee kan het verhaal van de organisatie een echt verhaal worden van kracht en samenwerking, Een gezamenlijk verhaal, waarvan geen andere versies ontstaan omdat het ook gedragen wordt door de medewerkers. Een verhaal over een bedrijf waar zowel het management als de medewerkers trots op zijn.