Interne communicatie en de rol van Social Media

Veel bedrijven willen wel ‘iets’ met Social Media doen, maar de mogelijkheden zijn zo eindeloos, dat het vaak moeilijk is de juiste keuzes te maken.

 

De meeste medewerkers zitten er niet op te wachten om ’s avonds nog even te ‘chatten met de baas’ dus het idee om allemaal vrienden te worden op Facebook is vaak niet echt een idee wat enthousiast ontvangen wordt.

 

Een eigen social media platform via het zakelijk Intranet is een goed alternatief, maar wordt over het algemeen maar door enkelen gebruikt. Medewerkers zijn vaak zelf al actief met Social Media en willen niet nog een extra tool waarop ze apart moeten inloggen.

 

Het is goed om eerst de behoefte vast te stellen, voor er gekeken wordt welk instrument hierin kan voorzien. Willen de medewerkers met elkaar en het management in gesprek komen, is er behoefte aan kennisdeling of willen de medewerkers meedenken over strategische keuzes?

 

Een eerste stap zou kunnen zijn om in het afdelingsoverleg uit te leggen wat Social Media zijn en hoe daar gebruik van gemaakt kan worden. Met een paar voorbeelden kan het mensen motiveren zelf na te denken over de mogelijke toepassing in het eigen bedrijf.

 

Wat wellicht nog niet iedereen bekend is, is dat slim netwerken juist voor tijdwinst kan zorgen; als je de leden van je netwerk kent, regelmatig over hen leest door berichten op het forum of via Twitter, wordt de binding met de groep sterker en sta je eerder open voor hulpvragen om die te beantwoorden of zelf te stellen. Op die manier kun je tijd besparen bij b.v. het zoeken naar een nieuw huis, een nieuwe baan, een praktijkgeval waar je even geen raad mee weet of zelfs welk boek je het best kan lezen over een bepaald onderwerp

 

Een mogelijke uitkomst van het overleg zou kunnen zijn dat medewerkers wel willen meedenken met het bedrijf,  maar geen privé gegevens willen delen met alle collega’s. Of medewerkers willen meewerken aan storytelling om samen het bedrijfsverhaal te maken. Een gesloten LinkedIn groep of Facebook groep zou dan aangemaakt kunnen worden zodat medewerkers hier lid van kunnen worden via hun eigen profiel of een profiel wat ze speciaal voor dit doel aanmaken.

 

In een stappenplan zouden de volgende vragen centraal kunnen staan:

 

  • Waar heeft men behoefte aan (kennis, netwerk)
  • Nagaan wat er al is – waar maakt men nu al gebruik van
  • Hoe kan dat ingezet worden voor gezamenlijk gebruik
  • Aandacht voor beveiliging  en zichtbaarheid

 

Belangrijk is dat medewerkers achter deze ontwikkelingen staan en er zelf aan mee willen werken, zonder dat het door het management wordt opgelegd. Door iedereen te betrekken in de besluitvorming hoe Social Media gebruikt gaat worden en welk tool hiervoor gekozen wordt, is de kans van slagen het grootst.

 

Wanneer de keuze gemaakt is voor de toepassing, kan een vorm van Social Media gekozen worden en aangepast aan de huisstijl. Er moeten ook handleidingen beschikbaar komen zodat ook medewerkers die hier minder ervaren mee zijn, deze techniek kunnen gaan gebruiken.

 

Het is de taak van de communicatie adviseur om de discussie actueel te houden en medewerkers te blijven betrekken in het netwerk. Ook moeten medewerkers het gevoel hebben dat er wat gedaan wordt met hun bijdragen, dat deze waardevol zijn. Social Media kan helpen mensen te verbinden en samen te brengen, maar het is de mens achter de techniek die het verschil kan maken.