Interne communicatie en de rol van het middenmanagement

Communicatie is een heerlijk vak. Het is even breed en veelzijdig als de mensheid zelf want: iedereen doet het. Elke dag, overal. Middels praten, schrijven maar ook geluiden, geuren, kleuren of smaken zijn communicatie. En wat voor de een communicatie is, is voor de ander ruis zoals b.v. 2 fluisterende mensen die de aandacht afleiden van 2 andere mensen die een gesprek voeren.

Communicatie is niet voorbehouden aan uw afdeling communicatie. Communicatie is het bewust of onbewust overbrengen van een boodschap van een zender aan een ontvanger en dat is een proces wat de hele dag door in uw bedrijf plaatsvindt. Uw afdeling communicatie of uw communicatie adviseur heeft als taak lijn en structuur aan te brengen in de boodschap die u bewust of onbewust als bedrijf uitzend, niet alleen extern maar vooral ook intern.

 

Interne communicatie is er op gericht het beleid, de missie en de visie van het bedrijf te vertalen naar de medewerkers. En daar zit de spagaat; veel werknemers zijn niet tevreden met de interne communicatie omdat het bedrijf wel investeert in de boodschap die zij naar buiten uitzendt maar zich niet houdt aan de basisvoorwaarden van effectieve interne communicatie:

Basisvoorwaarden effectieve interne communicatie

  • Een besluitvaardig management
  • Een open en eerlijke stijl van leidinggeven
  • De wil het personeel te benaderen in een taal die hen aanspreekt.
  • De mogelijkheid tot feedback.

 

Want interne communicatie is het beschikbaar maken, doorgeven en ontvangen van informatie tussen medewerkers van dezelfde organisatie. Dit is een taak die niet alleen bij het management of de afdeling communicatie ligt; het management en de afdeling communicatie hebben hierin een faciliterende en adviserende rol.

 

Een van de belangrijkste rollen in de interne communicatie is weggelegd voor het middenkader. Het middenkader vertaalt het algemene beleid naar dagelijkse praktijk en zorgt voor feedback van de werkvloer naar de top. Hoe het middenkader haar taak uitvoert bepaalt voor een zeer belangrijk deel het ‘feel good’ gehalte onder uw medewerkers. Want ook al heeft u nog zo’n goed plan voor de interne communicatie en ook al richt u uw middelen (v.b. werkoverleg, personeelsblad, intranet) nog zo goed in; als het middenmanagement niet beschikt over de juiste managementvaardigheden om hier goed vorm en inhoud aan te geven, ontstaat er onvermijdelijk een gevoel van onvrede onder de medewerkers.

 

Elke manager heeft een eigen stijl van leidinggeven, daar kom ik in een later blog op terug. Deze stijl bepaalt in hoeverre de manager openstaat voor participatie van medewerkers en heeft te maken met hoe hij over zijn medewerkers denkt.  De sociale vaardigheden van de manager veroorzaken vaak deze spagaat want: medewerkers luisteren niet naar wat er gezegd wordt, ze kijken naar wat het management doet. Oftewel; practice what you preach. Staat het bedrijf voor openheid en medewerkparticipatie? Zorg dan dat de medewerker zich gehoord en begrepen voelt. Zorg voor een veilig klimaat waarin afspraken nagekomen worden en mensen zich kunnen ontplooien. Zorg ervoor dat de informatie niet alleen top down doorgegeven wordt vanuit het management naar de medewerker, maar ook bottum up weer terugkomt vanaf de werkvloer bij het management.

 

Uw communicatie adviseur kan hierin het middenmanagement ondersteunen en adviseren in de keus voor de juiste middelen maar de uitvoering hiervan is en blijft mensenwerk. Een keten is zo sterk als de zwakste schakel dus om uw interne communicatie optimaal te laten fungeren is het van belang hier in uw aanpak rekening mee te houden.

Vrijheid, vrede en cultuur

De titel van dit blog doet vermoeden dat ik over een mondiaal item ga schrijven. Immers, het is dit jaar 300 jaar geleden dat de vrede van Utrecht ondertekend is, wat een einde maakte aan een lange tijd van onrusten en oorlogen. Binnenkort is het Pasen, het feest van vrede en belofte van een nieuwe lente.

 

Over de vraag wat nu vrede en vrijheid is buigen we ons elk jaar rond 4 en 5 mei barsten de festivals los. Omdat het het jaar van de vrede is, zullen er dit jaar vele festivals met het thema Vrede plaatsvinden, zoals b.v. op 1 juni het Cultuur Festival Stichtse Vecht in Maarssen.

 

De vraag die ik deze week behandel is niet mondiaal bedoeld maar veel dichter bij huis: wat betekent vrijheid voor het interne bedrijfsklimaat? Want hoeveel werknemers zijn er daadwerkelijk in uw bedrijf die zich zo op hun gemak voelen dat ze durven zeggen wat ze denken? Hoeveel werknemers voelen zich zo vrij dat ze hun creativiteit durven aanwenden voor ongewone oplossingen waar u en uw klanten beter van worden? En in hoeverre durft u die vrijheid te stimuleren en in hoeverre past dit binnen uw bedrijfscultuur?

 

Cultuur vrijheid en vrede zijn geen begrippen die alleen maar passen in een grotere context; ze passen binnen iedere vorm van samenwerking waarin een afhankelijkheid bestaat.

 

Een middel om na te gaan in hoeverre medewerkers aansluiting vinden bij uw stijl van leidinggeven en in hoeverre ze hun mening durven geven, is het houden van een medewerkers tevredenheidsonderzoek. Uiteraard anoniem. Het stellen van vragen schept echter verwachtingen en daarmee heeft u de verantwoordelijkheid ook iets met de uitkomsten van het onderzoek te doen. Medewerkers verwachten niet alleen een terugkoppeling van de resultaten maar een tijdpad en planning voor veranderingen.

 

Want als het bedrijf werkelijk een open cultuur heeft, is een medewerkers tevredenheidsonderzoek niet nodig. In dat geval voldoet een ouderwetse ideeënbus waar iedere medewerker zijn plannen kwijt kan, gewoon met naam en toenaam. Of een moderne versie van een ideeënbus; een eigen community op Facebook, LinkedIn of via het eigen Intranet. Ook daarbij geldt dat er gekeken moet worden naar de inbreng en dat er een plan moet zijn hoe de ideeën concreet tot uitvoer kunnen komen.

 

Om tot een goed idee te komen is het nodig dat een werknemer zich prettig voelt en de ruimte daarvoor in zijn of haar hoofd heeft. Uit een recent onderzoek van Microsoft wat in  het kader van ‘de Week van Het Nieuwe Werken’ blijkt bijna vier van de tien medewerkers thuis creatievere invallen te krijgen dan op kantoor. Enerzijds omdat thuis ongestoord nagedacht en gewerkt kan worden. Maar anderzijds waarschijnlijk ook omdat het klimaat thuis open is. Er is ruimte voor productiviteit omdat er thuis een veilige omgeving is.

 

Nu zullen er niet in ieder bedrijf ruimte of mogelijkheden zijn voor Het Nieuwe Werken (HNW), maar dat is ook geen voorwaarde om een gunstig klimaat te creëren. Het Nieuwe Werken is een middel wat creativiteit kan stimuleren en het is niet mijn bedoeling dit als zaligmakend te promoten. Mijn bedoeling is dat u nadenkt over het klimaat in uw bedrijf. In hoeverre kunnen en mogen medewerkers zich veilig en vrij voelen? Hoe is uw bedrijfscultuur – durven medewerkers zich te uiten?

 

Daarom mijn tip: koester de plannen, ideeën en opmerkingen van uw medewerkers. Ga er zorgvuldig mee om en schep hierdoor een klimaat waarin een goed idee kan rijpen en uitgevoerd kan worden. Want een idee (of meerdere ideeën) waar niets mee gedaan wordt, speciaal als die zijn ingebracht door uw gewaardeerde medewerkers, heeft een averechts effect op de motivatie en de productiviteit van uw team.

Het Nieuwe Werken versus Kennis Houding en Gedrag

HNW vs KHG

 

Het Nieuwe Werken is meer dan thuiswerken, daarom zijn er seminars en workshops over Het Nieuwe Werken, boeken worden er over geschreven en ik vraag me af wanneer het eerste boek over Het Nieuwe Werken verfilmd wordt want ineens is hier een grote trend die alles moet gaan oplossen.

 

Is dat zo? Is Het Nieuwe Werken een oplossing voor het fileprobleem en zorgt deze nieuwe manier van werken voor zoveel flexibiliteit dat Saartje op tijd uit school gehaald wordt en dat papa nog even met Jeroen kan voetballen voor het avondeten? Is het een manier om de huidige crisis hanteerbaar te maken? En vooral: hoe ziet dat er dan uit?

 

Het Nieuwe Werken is vooral een stroming die veel mensen bezig houdt en waar veel verschillende meningen over zijn. Er wordt in geïnvesteerd, situaties worden geanalyseerd, planningen gemaakt, (thuis)werkplekken worden aangepast, trainingen gevolgd en zoals bij elke nieuwe trend zijn er de initiatiefnemers, de mensen die daar snel op inspelen, de volgers en de sceptici.

 

Na de implementatie en wellicht een pilot traject, komt de praktijk ofwel de  uitvoeringsfase en een evaluatie traject. Dit alles volgens een projectmatige aanpak die past bij een nieuwe aanpak ofwel een nieuwe manier van werken.

 

Het Nieuwe Werken heeft alles te maken met goede communicatie omdat het vraagt om een wijziging in kennis, houding en gedrag, afgekort KHG, het werkgebied van de communicatie adviseur. Door een goed plan te maken kan ingespeeld worden op de natuurlijke weerstand tegen veranderingen zodat er draagvlak ontstaat bij zowel de medewerkers die enthousiast zijn over het idee als bij de sceptici.

 

De tijd dat de chef in een hoek van de zaal direct zicht had op zijn medewerkers lijkt is met het nieuwe werken voorgoed verleden tijd.  Het Nieuwe Werken vraagt om zelfsturing; welkom eigen initiatief en welkom eigen verantwoordelijkheid.

 

Wilt u Het Nieuwe Werken welkom heten in uw organisatie, maak dan ook ruimte om samen met uw communicatie adviseur een goed plan op te stellen. Zorg voor een helder plan van aanpak zodat Het Nieuwe Werken meer wordt dan een synoniem voor thuiswerken maar een manier van werken die de hele organisatie begrijpt en kan hanteren.

Het Nieuwe Werken en de rol van de communicatie adviseur

Het Nieuwe Werken, afgekort als HNW, is dat weer een hype of een trend die straks onderdeel is van ons dagelijks leven?

 

Door het gebruik van de middelen die we tegenwoordig tot onze beschikking hebben is de digitale wereld ons venster op de wereld om ons heen. Steeds sneller komt de informatie op ons af, woorden als communicatie 2.0, internet 2.0 en media 2.0 benadrukken dat.

 

De eerste verslavingsklinieken zijn al een feit; voor mensen die geen uur zonder hun veegtelefoon of tablet kunnen. Er zijn reclamefilmpjes waarin vrienden ongerust worden als de ander niet binnen 2 seconden reageert op de geluidjes die voortgebracht worden door de apparaten waarmee we bijna vergroeid lijken. Er zijn zelfhulp boeken en seminars om ons te leren de steeds maar toenemende stroom informatie te ‘managen’. En waar is het einde?

 

Ik ben er van overtuigd dat elke verandering kansen en mogelijkheden met zich meebrengt, maar ook bedreigingen. Door steeds sneller informatie tot ons te nemen, door steeds beter te leren filteren, door steeds productiever en selectiever te zijn, worden we bijna robotten. En wanneer mag die machine eens stil gezet worden? Tijdens lunchtijd die we tijdens het nieuwe werken misschien wel achter de computer doorbrengen?

 

Het Nieuwe Werken geeft vrijheid, zorgt voor flexibiliteit en vraagt de medewerker zelf verantwoording te nemen. In de basis moet er vertrouwen zijn, afspraken die nagekomen worden en er moet een win-win situatie zijn voor beide partijen.

 

Door alle mogelijkheden die de technologie 2.0 ons biedt, kunnen we in contact blijven met de mensen om ons heen, met de opdrachtgever, de collega en de klant, we kunnen skypen, pingen, appen en chatten. Allemaal ‘real time’. We omzeilen de files, besparen op brandstof en reistijd. We hebben camera’s zodat we onze gesprekspartner ook niet alleen horen maar ook zien.  En toch…….. mist het menselijk contact, de interactie en de directe feedback die in een persoonlijk gesprek wél aanwezig is.

 

Door steeds maar meer, steeds maar sneller, missen we de rust om echt de tijd te nemen voor elkaar. Het gevaar is dat we de essentie missen van het gesprek, doordat we niet meer de tijd te nemen om echt te luisteren omdat we al bezig zijn met de volgende stap in het gesprek. Wat wil de ander nou echt, wat heeft hij of zij nodig, wat is voor de ander belangrijk en: wat is voor onszelf belangrijk?

 

Niet voor niets stranden veel mensen in zelfhulpboeken door de vraag: wat is uw doel? En: Stelt u zich eens voor hoe uw leven er over vijf jaar uit ziet? De volgende tweet komt al weer binnen, de volgende post op Facebook wordt met een geluidje aangekondigd en: weg is de concentratie, de mijmering want de digitale wereld dringt zich aan ons op.

 

De rol van de communicatie adviseur in het nieuwe werken? Dat is een rol van bewust maken van de mogelijkheden die de technologie ons biedt, maar vooral benadrukken dat het hulpmiddelen zijn om onze boodschap over te brengen. En dat deze communicatiemiddelen geschikt zijn als ondersteuning om een boodschap over te brengen, maar dat het belang, de essentie vooral bij de boodschap ligt en niet bij de middelen.

 

De eerste vraag voor de communicatie adviseur is nog steeds wat het probleem is, vervolgens vaststellen waarom het een probleem is en dan bedenken hoe het opgelost kan worden. Dat is nog altijd mensenwerk en laat de techniek, ook het nieuwe werken is een techniek, ons daar vooral in ondersteunen. Maar maak er geen hoofdzaak van.

Storytelling en de kracht van open communicatie

Managers staan onder grote druk om met hun team prestaties te leveren waar het bedrijf trots op kan zijn. Van cijfers is bekend dat ze dusdanig gepresenteerd kunnen worden dat ze het gewenste beeld laten zien. Maar hoe zit het met het werkelijke kapitaal van de onderneming, de menselijke factor?

 

StorytellingIn het tijdperk van Social Media is storytelling de trend; het is het middel voor bedrijven om zich te onderscheiden, om het merk niet alleen een gezicht maar ook inhoud te geven. Zoals heel vroeger ook sagen en fabels gebruikt werden om iets duidelijk te maken of om zaken beter te kunnen onthouden, wordt nu de corporate story belangrijk om het bedrijf onder de aandacht te brengen, om het bedrijf te onthouden.

Social Media leent zich daar bij uitstek voor vanwege de mogelijkheid om grote doelgroepen te bereiken. En juist daarvoor is draagvlak onder de medewerkers essentieel, omdat bijna iedereen toegang heeft tot grote netwerken en omdat ook de verhalen van de medewerkers onderdeel zijn van het verhaal van het bedrijf.

 

Helaas komt het te vaak voor dat managers en medewerkers andere belangen en dus een andere beleving hebben. Omdat ze bijvoorbeeld in een machtsstrijd terecht zijn gekomen en hun positie trachten te verstevigen ten koste van anderen. Bijvoorbeeld door oneerlijke confrontaties ‘ ik heb gehoord dat je slecht communiceert’. Hierbij wordt de (zogenaamde?) bron beschermd zodat op een oneerlijke manier een stelling neergezet kan worden en medewerkers zwaktes toegedicht kunnen worden waartegen geen verweer mogelijk is.

 

In zijn boek ‘Hoe wordt ik een rat?’ beschrijft Dr. Joep P.M. Schrijvers op treffende wijze de politieke arena van bedrijven en de rattenstreken die uitgehaald worden om de eigen posititie te versterken. Anders dan de ondertitel ‘de kunst van het konkelen en samenzweren’ doet vermoeden is het juist als middel te gebruiken om inzicht te verschaffen, de politieke cultuur te doorbreken en plaats te maken voor openheid en heldere communicatie.

 

Want wie communiceert er niet in het eerder beschreven voorbeeld? De medewerker die ‘naar de baas loopt’ om zich te beklagen over de ander in plaats van die ander aan te spreken op zijn of haar houding en gedrag? Of maakt de medewerker die de ander van slechte communicatie beticht zich hier zelf schuldig aan?

 

U doet er als manager dan ook verstandig aan een paraplu functie te vervullen voor uw medewerkers door voor hen een open klimaat te scheppen waarin ze zich veilig voelen en hun talenten kunnen ontplooien terwijl u hen daarbij in uw paraplu functie afschermt van ongelijke machtsstrijd en (politieke) druk van het hoger management. Door te luisteren zonder te oordelen zullen medewerkers zich durven uiten en meer gemotiveerd zijn zich in te zetten voor het gezamenlijke resultaat. Een manager die geen misbruik van zijn positie maakt om zijn medewerkers te overheersen maar die samenwerkt met zijn team zal daarmee meer resultaat op langere termijn boeken. Sleutelwoorden hierbij zijn compassie, vertrouwen en open communicatie.

 

Hiermee kan het verhaal van de organisatie een echt verhaal worden van kracht en samenwerking, Een gezamenlijk verhaal, waarvan geen andere versies ontstaan omdat het ook gedragen wordt door de medewerkers. Een verhaal over een bedrijf waar zowel het management als de medewerkers trots op zijn.